torstai 20. tammikuun 2022

Aikavarkaita ja muutama vinkki ajanhallintaan

Ajatukset harhailee, mielen valtaa se, onkohan uutiset päivittyneet. Excel-taulukko vaihtuu helposti iltapäivälehden sivuun, joka sattumoisin on välilehdellä auki. Kuinka kätevää, pääsee tsekkaan nopsaa uutiset työn teon lomassa.

Jälleen yritän keskittyä työhön, mutta puhelin piippaa. Merkkiääni kertoo viestin tulleen just siihen ryhmään, joille haluan vastata samantien. Excel-taulukko saa unohtua hetkeksi. Kunnes taas paneudun numeroiden maailmaan. Mihinkäs mä jäinkään.

Jep, nyt hommat rullaa hyvin, mutta yhtäkkiä mieleeni tuli tsekata, että mihin hintaan syyslomalle saisi lentoja New Yorkiin. Jos mä äkkiä sen vielä katson, kun se Momondokin on auki välilehdellä. Uijui, aika tyyriit on. Ei kantsi tänään enää katsoa.

Jaa, mutta se onkin lounasaika. Mutta siitä tulikin mieleeni, että onkohan kotona mitään iltaruokaa…

Tuttua?

Nykypäivän ihana ja auvoinen elomme on täynnä ärsykkeitä. Hermostomme on usein ylivireystilassa, mikä saa aikaan sen, että emme jaksa välttämättä keskittyä tekemisiimme samalla tavalla kuin ennen. Jatkuvat ulkoiset ärsykkeet ovat aikavarkaita (esim. keskeytykset) ja tekevät sen, että keskeytettyyn tehtävään palaaminen mielen tasolla saattaa viedä jopa 20 minuuttia. Sisäisiä aikavarkaitakin meiltä löytyy enenevässä määrin. Tuntuu, että välillä suurin aikavaras on meidän oma toimintamme (esim. someen / uutisvirtaan koukuttuminen, perfektionismi tai epämiellyttävien tehtävien lykkääminen).

Välillä keskeytyksiä ei voi välttää, varsinkaan ulkoisia. Mutta sisäisiin keskeytyksiin voimme itse vaikuttaa. Kyky keskittyä on yksi edellytys, jonka merkitystä en voi korostaa. Jos ajatus harhailee jatkuvasti pois työtehtävistä, niin parin minuutin hengittely hengityksen ilmavirtaan keskittyen yleensä auttaa. Muutenkin suosittelen lämpimästi kaikille nykyajan ärsykepyörteissä pyöriville säännöllisiä läsnäoloharjoituksia.

Jos mulla on joku pidempi työprojekti, niin teen usein niin, että työskentelen 50 minuuttia ja pidän 10 minuutin tauon, jolloin vastaan kiireellisiin sähköposteihin ja niihin ei niin kiireellisiin viesteihin. Tuon 50 minuutin aikana laitan puhelimen ja sähköpostipiippauksen äänettömälle. En avaa sitä iltapäivälehteä enkä momondoa. Tämä vaatii toistoa, jotta siihen tottuu. Se on vähän sama kuin kännykän kanssa. Alkuun, kun rajoitin kännykän käyttöä vapaa-ajallakin, tuntui että käsi hamusi kännykkää koko ajan. Vaikka hiirikäsi hamuaisi jotain muuta kuin sitä exceliä tai mikä ikinä sulla onkaan työn alla, niin anna sen hamuta, mutta älä toteuta ”hamuamista”.

”Ihan jäätävä kiire, en saanut juuri mitään aikaan.” -päivien jälkeen tuppaan miettimään, että mihin mun aika sitten meni. No aika usein listaamalla asiat, joita sai aikaan vie maton sen uskomuksen alta, ettei ole saanut mitään aikaan. Mutta aika usein noina päivinä on tullut vastattua whatsappeihin ja sähköposteihin heti kun niitä tulee. Tuossa 50 / 10 -mallissa käytän koko 50 minuuttia keskeytyksettä siihen hommaan, johon olen sen varannut.

Yksi asia, joka helpottaa mulla ajanhallintaa on se, että en enää kovin mielelläni ajattele kiirettä. Sillä mitä enemmän vellomme ajatuksiemme tasolle kiirettä, sitä kiireempi meillä on. Mitä enemmän nuo ajatukset sanoitamme, niin kiireen manifestointi vain vahvistaa kiirettä.

Fokusoi ja priorisoi.

Mikä on tässä päivässä kaikista tärkeintä?

  1. Kirjoittamalla ylös paperille päivän kolme tärkeintä tehtävää heti aamulla vapauttaa aivokapasiteettiamme, kun ei olla oman muistimme varassa. Ja toisaalta auttaa fokusoinnissa. Nämä kolme tehtävää voisi kirjoittaa vaikka post it -lapulle ja ne olisi hyvä olla sellaisia ”ei aikaan sidottuja”. Itse aloitan kaikista epämiellyttävimmästä tehtävästä. Kun kaikki kolme tehtävää on ruksattu tehdyksi, niin on voittajafiilis – kokeilkaa vaikka :)
  2. Toinen toimiva työkalu mun työviikkoihin on Eisenhowerin matriisi (googletahan tämä), jossa tehtävät ovat jaoteltu kiireellisyys- ja tärkeysnäkökulmien mukaan ja jota voi käyttää selkeyttämään sitä, mikä on sinulle tärkeää ja kiireellistä. Taulukkoa voi täyttää joko joka aamu tai sitten kerran viikossa, esimerkiksi sunnuntaisin tulevaa viikkoa suunnitellessa. Tästä usein siirrän tehtäviä päivän kolmeen tärkeimpään post it-lappuun.

En tiedä oliko näistä vinkeistä teille hyötyä, mutta aika usein valmennettavieni kanssa lähdetään selkeyttämään elämää ja keskittymään hyvinvointiin juurikin fokusoimalla ja priorisoimmalla aikaa. Selkeyttämisen jälkeen on helppo keskittyä niihin asioihin, jotka elämässä tuovat elinvoimaisuutta ja hyvinvointia. Sillä jos ei me koskaan pysähdytä sen äärelle, että a) miten me voidaan b) milloin me ollaan parhaimmillamme tai c) miten sinne tavoitetilaan päästään, niin elämästä voi jäädä helposti se oman hyvinvoinnin näkökulma uupumaan. Kenties ajaudutaan elämään elämää jonkun ulkopuolisen hyvinvointitavoitteiden mukaan.

Oman näköinen elämä, oman itsensä johtaminen, ajanhallinta, elämänhallinta, oman potentiaalin löytäminen ja sen käyttäminen. Ne on kuulkaa kaikki meidän omissa käsissä. Meidän valinnoista pitkälti kiinni.

LUMISIN TORSTAITERKUIN,

PS. Jos tuntuu, että se arkikaaos is still going strong, vaikka vuoden alussa otit ryhtiliikkeen, niin vuosi takaperin Selkeyttä arkeen äideille -valmennusta varten tekemäni työkirja on myynnissä myös ilman valmennusta verkkokaupassani hintaan 12,90 euroa. Verkkokauppaan pääset täältä.


    Kommentoi